【ISO 45001系列】 制度架構-教育訓練制度

發布日期:2022/04/05

前言

用了好幾篇文章我們還是在制度架構上面嗎?是的,畢竟好的制度可以讓後面的事情事半功倍嘛!

在前面筆者的「【ISO 45001系列】 制度架構-管理系統負責人員與單位建置」以及「【ISO 45001系列】 制度架構-組織的角色、責任與權責」兩篇文章之中,我們試著去把ISO 45001所規範的組織管理系統中各層級人員的權責,讓每一個人在管理系統中的定位和工作都有一個基本的輪廓。

但會面臨到的問題是,如果只是組織裡面的一個小員工小齒輪,基本上是很難看到整個管理系統的大方向,很多時候也會不太明白政策為什麼會這樣決定。

再者就是,對於不同的工作內容可能會有不同的危害,除非是經驗老道的員工,不然新進的員工對於工作內容的危害基本上是很難有認知,有時候一個不小心就有可能會發生職業災害。

因此如何將這些工作內容可能面臨到的危害、組織職業安全衛生管理系統的規劃與方向等等的資訊,傳授給組織的所有工作者,就會變成是一件相當重要的事情。而這就是筆者接下來在這一篇文章要談的「教育訓練制度」的重要功能。

教育訓練制度的重要性與規範

ISO 45001標準中與教育訓練相關的規範

ISO 45001標準中,並未明確針對教育訓練有相關的規範。但是在「支援」一章節中,卻有與教育訓練制度間接相關的規範內容。

適任性(competence)

在「支援」一章節中,ISO 45001標準對於組織中會影響或可能影響職業安全衛生績效的工作者,認為組織必須決定該從事該工作者應具備的能力,包括能適當鑑別與工作和工作場所有關的危害,以及處理職業安全衛生風險的知識和技能,此即職業安全衛生管理系統中「工作者的適任性」規定。

工作之適任性對於工作者來說極為重要,因為具備適任性,即具備相關的能力遠離立即且嚴重危險的情況。

ISO 45001標準建議組織在決定適任性時必須要考慮到以下的因素:1. 擔任某工作所需要的教育、訓練、資格和經驗;2. 工作環境;3. 風險評鑑過程產生的預防和管制措施;4. 職業安全衛生管理系統的要求事項;5. 法規和其他要求事項;6. 職業安全衛生政策;7. 符合和不符合事項的潛在後果;8. 依據工作者的知識和技能,工作者參與職業安全衛生管理系統的價值;9. 角色或職務相關的職責和責任;10. 個人能力;11. 組織前後環節改變對於適任性的更新。

決定後每一項工作內容的適任性後,組織有必要以適當的教育、訓練或經驗為基礎,確保不同工作者的適任性,甚至要採取特定的措施,如對現職人員提供訓練、指導或重新分派工作,或是直接雇用或聘任適任人員從事工作去維持工作者的適任性,並對於該特定措施評估其有效性。

認知

工作者對於整個工作環境以及職業安全衛生管理系統必須要有所認知,若工作者沒有相關認知,就算職業安全衛生管理系統做得再完善,也可能會因為人為的因素影響職業安全衛生績效,甚至可能造成職業安全衛生風險。

對於工作者認知的內容,ISO 45001標準要求應包含以下:1. 職業安全衛生政策、職業安全衛生目標;2. 工作者對於職業安全衛生管理系統有效性的貢獻;3. 不符合職業安全衛生管理系統要求事項的意涵和潛在後果;4. 和工作者本身有關的事故、調查結果;5. 和工作者有關的危害、職業安全衛生風險以及相關措施;6. 具有遠離工作者認為會造成生命或健康立即且嚴重危險的工作狀況的能力,以及保護工作者此種作為免於受到不當後果的安排。

而對於工作者以外的利害關係者,像是承攬商、訪客等則必須要對可能暴露的職業安全衛生風險有所認知。

由前面在「支援」一章節中的「適任性」以及「認知」的要求可以看出,雖然規範內沒有明確指出必須要採取教育訓練制度。但是對於如何能夠讓員工具備工作的適任性以及管理系統和工作內容的認知,其實說穿了除了仰賴溝通制度外,教育訓練可以說是不能或缺的一環。

教育訓練制度於ISO 45001標準及現行法下的重要性

在筆者前一篇「【ISO 45001系列】 「組織前後環節」中的「組織內部議題」探求範圍與內容」一文中,談到組織對於組織工作者與工作環境盤查,對於不同職稱以及不同內容,組織應建立工作能力要求,亦可一併盤查工作者之適任性現況。

由於工作的適任性包含適當鑑別與工作和工作場所有關的危害,以及處理職業安全衛生風險的知識與技能,對於職業災害的預防來說甚為重要,且與職業安全衛生績效有密不可分的關係,因此就像前面筆者整理的ISO 45001標準規範,該標準要求組織須採取特定的措施維持工作者的適任性,或延攬適任的工作者。

雖然ISO 45001標準並沒有明確指出教育訓練的制度,但我國現行職業安全衛生相關法規,卻對於教育訓練制度是有明文規定的。

職業安全衛生法第32條中規定雇主有對勞工施以安全衛生教育與訓練之義務,若雇主未為教育訓練依照同法第45條第1款處新臺幣3萬元以上15萬元以下罰鍰,可見教育訓練制度於職業安全衛生管理上具有極大之重要性。

而又職業安全衛生法第33條亦規定了雇主須宣導與職業安全衛生法及有關安全衛生規定,因此筆者認為亦可以將法令與安全衛生規定宣導置入教育訓練的制度中。

再者,又如職業安全衛生法第34條所規定雇主應會同勞工代表訂定之安全工作守則,由於該條之規定係作為職業安全衛生法中少數對勞工處罰之規範,故筆者亦認為雇主可藉由教育訓練制度,宣導其安全工作守則之內容。

因此,為了維持工作者的適任性以及符合職業安全衛生法規之要求,筆者建議組織可在執行管理系統之前,建立系統化的教育訓練制度。

對於教育訓練制度架構本文建議之做法

雖然教育訓練制度是如此的重要,但是目前相關的法規以及ISO 45001標準,對於「如何執行教育訓練」都沒有相關的規範以及要求。

因此筆者將參考其他教育訓練相關文獻與資料[1]建立職業安全衛生管理系統中之系統化教育訓練程序,但因該文獻是針對人力資源管理中之教育訓練做概略性介紹,並非針對職業安全衛生相關內容,因此筆者這邊將本於該文獻之內容,建立結合職業安全衛生管理系統之教育訓練制度。

組織教育訓練系統化程序主要包含四個階段,分別為:訓練需求與分析、訓練的設計與準備、訓練的實施以及訓練的成效評估,以下並針對各個不同階段進行說明。

訓練的需求與分析

訓練的需求與分析主要可以分為「組織分析」、「任務分析」以及「人員分析」。

組織分析

在「組織分析」中,組織必須考量到自身的職業安全衛生政策而決定訓練的方向,確認組織對於訓練能投入多少資源以及人力,並且探求工作者對於教育訓練的支持與態度。

任務分析

「任務分析」則是確認任務執行時所需要的知識、技能以及行為,用以決定教育訓練中應加強學習的部分。

於職業安全衛生管理系統中,對於各工作內容以及各職稱所需具備的工作能力要求,組織可於工作者與工作環境盤查一環中重新審視並架構,亦可如ISO 45001標準中之建議,由工作者協助組織決定角色所需要的適任性。

而決定各職稱或各角色所需之適任性後,組織可以於任務分析之程序中,詢問員工、主管或相關專家對於該工作內容或職稱所應具備之知識或技能為何,進而決定教育訓練之內容,如是針對起重機操作之員工,其教育訓練的內容可能包含起重機之操作、與起重機相關機械設備之危害鑑別與迴避的方法等。

甚至對於後續職業安全衛生風險管理所評鑑之危害、風險評估的結果以及擬定的組織相關措施等,皆可以併入對應職稱與工作內容的教育訓練內容。

人員分析

在「人員分析」中,最主要先確認職業安全衛生績效不佳是否是導因於工作者知識、技能或能力的不足,抑或是工作環境之因素,若為前者則方有教育訓練之必要,並確認哪些工作者需要進行教育訓練等。

訓練的設計與準備

訓練的設計與準備,最重要必須要先讓工作者了解訓練完成應具備如何的工作適任性,建立清楚的目標讓工作者能朝確定的方向前進。

訓練的過程中除了有講師的講授行為外,可以配合必要的實作機會,像是實際操作相關機械設備等。

對於受教育訓練過後的工作者是否能確實符合組織所要求之適任性,組織都應設計相應回饋機制來強化工作者進行教育訓練的意願及效果,如對適任者給予獎金,對仍不適任者則予以調職等。

訓練的實施

訓練的實施上,應根據管理工作人員與非管理工作人員而有所不同。

對於非管理工作人員,主要可以採用由講師的講堂授課,或是透過多媒體的線上學習等之單向講授的授課模式,講授內容可能包括工作場所危害特性等;或者亦可採用與工作同時並行之職內訓練,於工作者執行一般職務內容時,主管或其於工作者從旁指導並建議等訓練模式。

而對於管理工作人員除了前述的單向講授模式外,尚可以採用工作輪調,或由組織指派資深管理人員給予工作者工作、決策技能的相關指導,如由資深職業安全衛生管理單位主管,指導安全衛生管理人員建立職業安全衛生管理系統的觀念等。

而不論是對於管理工作人員或非管理工作人員,組織都應鼓勵,或提供補助參加職業安全衛生相關研討會或訓練機構等訓練課程,提升自身職業安全衛生知識與技能,除了維持工作者之適任性外,亦有助於提升職業安全衛生績效。

訓練的成效評估

對於所實施的教育訓練,組織需評估其成效,方能作為下一次教育訓練時的改進依據或成本效益評估。而評估教育訓練成效可以透過後測設計、前後測設計等方法,評估工作者對於教育訓練課程的滿意度、幫助性,評估工作者於教育訓練後知識、技術上是否能適任或有所改進,甚至教育訓練對於組織是否能有效提升職業安全衛生績效等。

職業安全衛生法規對於訓練的內容要求

除了前述教育訓練的理論與運作概念以外,因職業安全衛生法第32條授權主管機關訂定「職業安全衛生教育訓練規則」,因此相關教育訓練內容、訓練種類、應接受教育訓練之人員以及時數等,皆須比照該規則辦理,若雇主並未依照規定施以教育訓練,則依照同法第45條第1款處新臺幣3萬元以上15萬元以下罰鍰;而依據同條第第3項勞工有接受教育訓練之義務,若勞工拒不接受者則可依照同法第46條處新臺幣3000以下之罰鍰。

結語

教育訓練制度的功用除了能使工作者符合其適任性,增加對於工作內容以及危害的了解,有助於降低職業災害的發生,亦能符合ISO 45001標準中所規範「工作者對於整個工作環境以及職業安全衛生管理系統必須要有所認知」的要求,再加上又是職業安全衛生法規中規定雇主須要強行設置的制度,因此其重要性不言而喻。

但因為相關規範都沒有說明教育訓練應如何進行,因此在這篇文章中筆者試著從人力資源發展相關的理論,建構出了屬於職業安全衛生管理系統的教育訓練制度,提供想要建構職業安全衛生管理系統的組織作為參考。

下一篇文章也是管理系統制度架構的最後一篇,主要的重點會放在ISO 45001標準中的「溝通制度」以及「文件化資訊保存制度」,那我們就下一篇文章見囉: )

參考文獻

[1] 吳秉恩、黃良志、黃家齊、溫金豐、廖文志、韓志翔,人力資源管理-理論與實務,2017年,4版,P.262。