【ISO 45001系列】 制度架構-溝通制度與文件化資訊的保存制度

發布日期:2022/04/05

前言

終於來到我們管理系統制度架構的最後一篇文章啦!雖然說是最後一篇,但其實真的要說的話,這一篇文章其實包含了構通制度以及文件化的資訊保存制度。

絕對不是因為這兩個部分的內容比較少,所以把他塞成一篇(認真)。

在筆者前面的一篇文「【ISO 45001系列】 制度架構-教育訓練制度」中有提到,因為職業安全衛生管理系統有賴於組織上下所有人一起參與跟努力,因此需要透過教育訓練制度來讓非管理工作人員能夠明白現在組織的努力方向以及在做的事情。

但是教育訓練制度其實就本質上來說,是屬於由上往下的單向傳遞資訊過程。而在工作環境之中,最高管理階層因為並非接觸第一線的工作環境,所以對於工作環境的了解和臨時發生的狀況,不一定有第一線員工還要來的清楚。

所以除了由上到下的教育訓練制度外,組織還需要建構由下往上的溝通制度,以及水平單位之間的溝通。甚至在考量到組織以及外部利害關係者的關聯性與需求溝通,內部與外部間的溝通管道也是必須要存在的。

另一個重要的輔助制度則是組織執行職業安全衛生管理系統的相關文件保存制度,在筆者的投稿論文「雇主預防職業災害之保護義務內涵-以職業安全衛生管理系統為具體化之嘗試」一文中,有提到職業安全衛生管理系統於發生職業災害時,可以在訴訟程序上作為勞雇雙方的證據來源之一,也能減輕舉證責任負擔。

但如果職業安全衛生管理系統做得非常辛苦也落實得非常徹底,卻沒有留下任何隻字片語或是文件的紀錄,在訴訟程序上如果想要作為證據就會有一定的困難度。因此除了ISO 45001中有規範文件化保存制度而使得組織必須遵守外,為了將來不幸真的發生職業災害時,能讓職業安全衛生管理制度發揮其最大效用,筆者認為更應該保留其文件化資訊。

溝通制度與建議做法

溝通制度於ISO 45001的規範

ISO 45001對於溝通制度的規範,是在「支援」一章節之中。

組織對於職業安全衛生管理系統的事項,必須要建立內部如不同階層和功能單元間的溝通,及外部,如針對組織外部法規要求事項以及其他要求事項的溝通,並且決定溝通的事項、溝通的時機、溝通的對象以及溝通的方式。

溝通過程必須要提供資訊的蒐集、更新以及傳播,而在建立溝通的過程時,必須要將相關工作者與外部利害關係者的意見、法規和其他要求事項納入考量。

對於職業安全衛生管理系統相關的溝通事項要予以回應,確保溝通的過程能使工作者對持續改進安全衛生管理系統有貢獻,最後必須保存文件化資訊,並確保相關工作者和利害關係人都收到且了解相關資訊。

本文建議的溝通制度做法

在ISO 45001標準的「領導及工作者參與」內容中,要求組織必須要諮詢各階層的工作者,並建立對應的機制、時間、訓練和資源達到諮詢的工作者目的。

而在「支援」一章節中,更是要求組織必須要建立內部以及外部的溝通機制。

綜合前兩部分的要求,筆者認為組織應於運行職業安全衛生管理系統流程前,先行建立一獨立的外部以及各階層的溝通機制,亦能同時符合標準中需諮詢各階層工作者的要求。

溝通制度的建立上,組織可於內部建立職業安全衛生溝通與諮詢表,提供組織不同階層工作者或單位提案之用,下圖為筆者參考實務見解[1]所建立之溝通與諮詢表範本,以茲參考。

職業安全衛生諮詢與溝通表範本參考[本圖可以點擊放大]

組織內各單位可於收受提案後,視情況會辦相關人員或單位進行溝通與諮詢,而在溝通的過程之中,依據ISO 45001標準之規定,組織必須提供必要資訊。必要的時候,筆者認為可以對於提出溝通的工作者給予適當的獎勵,達到鼓勵溝通制度的效果。

對於組織外部的溝通制度,則視組織與該外部利害關係之間的溝通管道而定,如與法律監督機關之溝通,則必須透過公文傳遞。

然,除了此類經由他人詢問方提供資訊的被動式溝通制度,實務見解[1]條列於特定事項必須主動溝通,亦即就算並未有人詢問仍須主動提供資訊,如主管機關所要求之定期申報/通報,對於現場工作者之作業環境實測結果等。

但本文認為,是否需要主動溝通可以視相關法規是否規範,或組織外部、內部利害關係者是否有所要求而定。

為了能讓外部以及各階層工作者明白溝通制度之運作,組織應於相關的文件上清楚說明溝通的事項、時機、對象與方式,對於溝通過後的結果與結論,都必須保存文件化資訊,並確保相關工作者和利害關係人都收到且了解相關內容。

但其實我國職業安全衛生法規中所規定的「職業安全衛生委員會」之設置,因其中之組成涵蓋雇主、勞工代表、職業安全衛生人員等,亦不失為一種溝通制度下的方法。

對文件化資訊保存制度與建議做法

文件化保存制度於ISO 45001的規範

所謂文件化資訊,ISO 45001標準將其定義為須由組織管制與維持的資訊,以及承載該資訊的媒體。

關於文件化保存制度的內容,ISO 45001除了於「支援」一章節內有專門的規範內容外,在其他不同的流程與階段中,也有相關的文件化保存制度的規範。筆者將與文件化保存制度相關的規範內容,整理為下表提供讀者參考。

筆者整理的ISO 45001標準要求須具備文件化資訊之資料種類及備註事項[本圖可以點擊放大]

ISO 45001標準所規定組織文件化資訊的範圍,包含:根據ISO 45001標準規定需要建立的文件化資訊,以及組織為達職業安全衛生管理系統有效性而決定需建立的文件化資訊。也就是說,文件化資訊保存的範圍,至少必須包含這兩個部分。

組織的職業安全衛生管理系統文件化資訊程度,可能會因為組織規模和型態、法規或其他要求事項、工作者的適任性等而有所不同。但不管如何,文件化資訊的複雜度要盡可能地降低,確保其效率和簡易性,但是必須要兼顧有效性不可以過度簡化。

組織在建立和更新文件化資訊時,對於每一個文件化資訊的識別和敘述、格式媒體等都要有適當的措施與選擇,要審查、核准文件化資訊的適合性和充分性。

對於建立以及更新的文件化資訊必須要予以管制,用以確保在所需的地點和需要的時機文件化資訊都已經備妥且適用,並防止損及保密性、不當使用或喪失完整性。對於文件化措施的管制,ISO 45001標準認為應該著重以下的作業:1. 文件化資訊的分發、取得、檢索和使用;2. 文件化資訊的儲存和保存,並確保其可讀性;3. 變更的管制,其目的在於避免過時的文件化資訊被使用;4. 文件化資訊的保存與放置。

本文建議的文件化保存制度做法

ISO 45001標準並未要求關於職業安全衛生管理系統的資訊須具備特定形式,組織可以選擇適合的方式與承載的媒體保存相關資訊,但必須有相關的審查方式。像是組織可以選擇以電子化的方式,亦可以選擇以紙本的方式儲存相關資料,只要是能夠讓工作者、利害關係者等人可以取得即可。

相較於其他ISO 45001的規範內容,在文件化資訊保存制度上,條文相對來說規範的較為詳細,因此這邊重複許多的內容筆者就不贅述了,只要注意文件化保存制度的建立是否至少有涵蓋筆者前面整理表格內的內容,以及確保資訊的可取得性和適度的保密性即可。

結語

其實溝通制度跟教育訓練制度兩者是同等重要的,畢竟一個好的組織上下以及水平單位之間,更甚者是包含對外的溝通來說,都必須要是雙向的才比較容易達成有效的溝通和資訊的互換,也不會發生管理階層與第一線工作者各做各的事情。

而對於做的這麼辛苦的職業安全衛生管理系統成果,必須要有好的文件化資訊保存制度,除了一方面是提供內部稽核或是檢驗之用,另一方面未來在發生職業災害時的究責上也能比較有依據,除了賠償以外,也能透過檢討管理系統的問題來加以改善,避免憾事再一次的發生。

經過這幾篇的文章,總算是把制度架構的部分有比較完善的介紹,接下來的文章就要開始進入「規劃」的部分,也就是職業安全衛生管理系統PDCA流程裡面的「Plan」的步驟,那我們就下一篇文章見囉: D。

參考文獻

[1] 經濟部工業局,製造業職業安全衛生管理系統推動實務手冊-ISO 45001,2019年,P.84