【ISO 45001系列】 制度架構-管理系統負責人員與單位建置

發布日期:2022/04/04

前言

從前面看到這一篇文章,讀者可能又想說:「啊!一定又要在前言的地方推廣自己前面寫的文章了。」

嗯,你說得非常正確,這不就來了嗎?

筆者在前兩篇文章「【ISO 45001系列】「外部利害相關者」與「組織外部議題」之範圍與界定方法」以及「【ISO 45001系列】 「組織前後環節」中的「內部議題」探求範圍與內容」中,針對ISO 45001的「組織前後環節」一章節中所要求的外部議題以及內部議題調查,給予相關的建議以及參考的做法。

並且於「【ISO 45001系列】 管理系統的適用範圍決定與考量要素」一文中,整理ISO 45001的規範以及我國目前職業安全衛生相關法規,說明不同規模組織對於ISO 45001適用的範圍與邊界的判準與依據。

在對於組織自己的條件與環境都有充分的了解,也針對自身預算和法規的要求決定適用範圍以後,想必應該就是要磨刀霍霍來開始進行職業安全衛生管理系統的程序了吧?

不,你錯了。由於職業安全衛生管理系統是一個非常龐大而且需要長久落實的系統,在運行之前必須要先把整個管理系統的環境和負責單位先架構好,也必須建立好組織各單位人員的權責範圍,以便於管理系統鑲嵌進組織原本的架構之中。

所以這個部分筆者要來談的,是針對管理系統的前置作業,也就是制度的架構與建立。

ISO 45001於制度架構的規範情況

這些制度相關的規定,於ISO 45001標準中多數散見於「領導者與工作者參與」以及「支援」兩個章節,少部分則散落於「規劃」、「運作」甚至是「績效評估」的部分。規範的內容可以說是相當廣泛而且相當瑣碎。

有鑑於此,筆者這邊就不若前幾篇文章會先介紹規範內容,而是直接說明筆者所建議的ISO 45001具體化的運作方法,於架構之間再陳述相關規範較能方便閱讀,合先敘明。

制度架構的概述

由於組織本身不可能僅有職業安全衛生管理系統之業務,一定還有其他符合組織目的之任務須執行,因此較有效率的做法便是將職業安全衛生業務、管理系統相關業務主要集中於組織中的特定單位,由該特定單位負責擬定、規劃、聯繫組織各階層與單位並督促相關人員執行。

故筆者建議於進行整個安全衛生管理系統流程之前,並須先建立一個位於組織內部,負責職業安全衛生業務以及職業安全衛生管理系統事務的單位。不過,職業安全衛生與其管理系統的業務,不能僅有組織內特定單位負責與處理即可,尚需整個組織內工作者的參與及配合。

因此對於不同階層的工作者所應負擔的職業安全衛生業務,以及職業安全衛生管理系統中所扮演的角色及職責,亦必須在進行管理系統程序前予以規範,故必須建立組織的角色、責任與權責。

在運行職業安全衛生管理系統時,有賴於各階層工作之間的配合、參與、諮商等,因此除了各自安排各階層應所負的責任與職務外,尚須建立組織內各單位之間的溝通機制,才能彼此進行有效率的溝通。

教育訓練制度不論是作為改善職業安全衛生績效的一種機會,又或者可以作為最高管理階層與其餘工作者宣導其職業安全衛生政策的方法,其重要性在職業安全衛生管理系統中皆不可小覷。但是教育訓練制度本身多獨立於組織的業務或職業安全衛生管理系統運作,因此筆者認為教育訓練制度也應於正式運行管理系統流程之前先行建立。

綜合以上的想法,筆者認為在正式運行管理系統流程之前,組織應先建立一內部負責職業安全衛生事務以及職業安全衛生管理系統事務之單位,並劃分其權責。而後將組織內部依照ISO 45001標準所規定各階層的職務與責任,配合組織的架構歸屬於組織內不同單位。另外必須架構獨立於組織本身目的事務、組織職業安全衛生管理系統事務以外運作的教育制度,以及良好的溝通制度。

不過,有鑑於篇幅的限制,筆者在這一篇文章中會先以制度架構中的「管理系統負責人員、單位的建置」部分做說明,而其他的制度架構內容,則是會留待後面幾篇文章再來處理。

管理系統負責人員、單位的建置本文建議的做法

由於職業安全衛生管理系統的事務繁多,不可能所有的事務都由最高管理階層執行與處理,尤其是在規模較為龐大的組織中,更應該指名由特定單位負責相關事務。因此ISO 45001標準規定可以將權限與職責指派由其他階層進行,但最終的責任仍須由最高管理階層負責。

筆者認為,這個部分可以配合職業安全衛生管理辦法中對於事業單位應設置職業安全衛生組織,以及職業安全衛生管理人員的規定,建構負責與執行職業安全衛生管理系統業務的專責單位。

現行法規之下的安全衛生管理人員,作為事業單位與主管機關或檢查機關之間橋樑,依據職業安全衛生法施行細則第33條,包含職業安全衛生業務主管、職業安全管理師、職業衛生管理師以及職業安全衛生管理員。

安全衛生組織則是依據職業安全衛生法施行細則第32條所規定,包含事業單位內擬訂、規劃、推動及督導職業安全衛生有關業務之「職業安全衛生管理單位」,以及為事業單位內審議、協調及建議職業安全衛生有關業務之「職業安全衛生委員會」。

而職業安全衛生委員會之組成成員,依據職業安全衛生管理辦法第11條第1項之規定,應包含:雇主,職業安全衛生人員,事業內各部門之主管、監督、指揮人員,與職業安全衛生有關之工程技術人員,從事勞工健康服務之醫護人員以及勞工代表。

針對不同的組織規模,職業安全衛生管理辦法規範了應設置的職業安全衛生管理單位、職業安全衛生委員會以及職業安全衛生管理人員的不同要求,筆者整理如下表。

職業安全衛生管理辦法中所規定各類事業單位應置之職業安全衛生管理單位、委員會以及人員[本圖可以點擊放大]

若組織設置職業安全衛生管理機構,則職業安全衛生管理人員可置於其中。

配合前述職業安全衛生管理辦法之規定,筆者認為在架構職業安全衛生管理系統中組織的負責單位時,若組織的規模屬於須建置職業安全衛生管理單位以及委員會者,則可以將職業安全衛生管理系統的相關事務交由此二單位辦理;若組織的規模屬於不須架構此二單位者,則可以將相關事務交由職業安全衛生管理人員辦理。

結語

其實ISO 45001也規範了許多運行職業安全衛生管理系統前的制度架構,只是散落在不同的章節中,筆者在第一次接觸到ISO 45001的條文時,自己覺得看起來有一點瑣碎和抓不太到方向。

因此筆者在具體化ISO 45001條文規範時,將散落在不同章節且與制度架構有關的規範蒐集起來,並且打破了條文本身的章節架構,另外提出了「制度架構」的這一個部分的建議,希望能讓想要建立安全衛生管理系統的組織,對於ISO 45001的規範有比較好的理解。並且同時參考相關職業安全衛生法規,提出了目前現行法下建立管理系統負責人員與單位的落實方法。

後續的幾篇文章,筆者會再繼續針對制度架構的其他部分提出具體化的建議,那我們就下一篇文章見囉: )。